Entreprise
Mohammed VI Polytechnic University is an institution dedicated to research and innovation in Africa and aims to position itself among world-renowned universities in its fields The University is engaged in economic and human development and puts research and innovation at the forefront of African development. A mechanism that enables it to consolidate Moroccos frontline position in these fields, in a unique partnership-based approach and boosting skills training relevant for the future of Africa. Located in the municipality of Benguerir, in the very heart of the Green City, Mohammed VI Polytechnic University aspires to leave its mark nationally, continentally, and globally.
Adresse
Lot 660, Hay Moulay Rachid, Ben Guerir 43150
Poste
Missions principales
Le/la Program Officer est en charge dassurer un soutien operationnel, administratif et logistique a lensemble des activites du CEDoc-UM6P.
Il/elle intervient a la fois dans la gestion quotidienne et dans les projets structurants de la Direction, tout en garantissant un haut niveau de qualite de service.
Responsabilites
1. Gestion administrative et documentaire
Rediger et editer les documents administratifs : attestations, lettres dinvitation, prises en charge, etc.
Assurer la gestion du courrier, les commandes de fournitures, le classement et larchivage physique et numerique des documents.
Participer a la mise a jour et au suivi des dossiers administratifs des doctorants (dossier de logement, creation de comptes institutionnels, archivage).
2. Support aux equipes
Assurer le secretariat general de la Direction : planification, redaction de comptes-rendus, accueil physique et telephonique.
Apporter une assistance technique et logistique aux differentes equipes et interlocuteurs internes/externes.
3. Organisation logistique et evenementielle
Contribuer a la planification, a la coordination logistique et a lorganisation devenements internes (soutenances, seminaires, reunions, deplacements).
Participer a l'organisation des soutenances de these (logistique, demandes administratives).
4. Suivi des doctorants
Assurer la gestion de la logistique PhD : demandes de logement, creation de comptes Outlook, etc.
Suivre la mobilite internationale des doctorants : accompagnement dans le processus de transfert de bourse a letranger.
Gerer les assurances des doctorants (AFMA), en lien avec les services concernes.
Assurer le suivi des PV de passage, devaluation, des classements, des alertes de fin de contrat, et la gestion des pointages.
5. Gestion des donnees et reporting
Organiser, alimenter et mettre a jour les bases de donnees administratives.
Realiser des extractions et analyses de donnees a partir des systemes dinformation CEDoc.
Contribuer au reporting global a travers la mise a jour de tableaux de bord et d'indicateurs dactivite.
6. Suivi budgetaire
Suivre les depenses courantes de lentite.
Participer a la preparation et au suivi du budget annuel.
7. Participation aux projets transverses
Prendre part aux projets devolution, de structuration ou dorganisation interne du CEDoc.
Etre force de proposition pour lamelioration des processus internes.
Profile recherché
Profil recherche
- Formation : Bac+2 a Bac+3 en administration, gestion, sciences sociales ou equivalent.
- Experience : Minimum 2 ans dans un poste similaire, idealement dans un environnement academique ou institutionnel.
Competences techniques :
- Maitrise des outils bureautiques (Power BI, Microsoft Ms)
- Bonne connaissance des outils de gestion administrative et de reporting
Qualites personnelles :
- Sens de lorganisation, rigueur et autonomie
- Bon relationnel et sens du service
- Discretion, fiabilite et esprit dequipe
- Reactivite et capacite dadaptation
