Responsable Scolarité et des Services Estudiantins Contrat : CDI

Mohammed VI Polytechnic University is an institution dedicated to research and innovation in Africa and aims to position itself among world-renowned universities in its fields The University is engaged in economic and human development and puts research and innovation at the forefront of African development. A mechanism that enables it to consolidate Moroccos frontline position in these fields, in a unique partnership-based approach and boosting skills training relevant for the future of Africa. Located in the municipality of Benguerir, in the very heart of the Green City, Mohammed VI Polytechnic University aspires to leave its mark nationally, continentally, and globally.

Mission principale :

Le Responsable de la Scolarite et des Services Estudiantins assure la gestion globale du parcours administratif des etudiants depuis leur admission jusqua la diplomation. Il veille egalement a lorganisation et a la qualite de la vie estudiantine, en assurant la coordination des bourses, laccompagnement au quotidien, la gestion des stages et PFE, la participation aux conseils disciplinaires, et en agissant comme interface entre les differents services concernes.

Responsabilites principales :

1. Gestion de la scolarite

• Superviser les inscriptions administratives et pedagogiques des etudiants.
• Elaborer et suivre les calendriers academiques, les examens et les soutenances.
• Suivre les resultats, les absences et assurer la gestion des deliberations.
• Garantir la mise a jour et lintegrite des dossiers etudiants dans le systeme dinformation academique.
• Produire les documents officiels (certificats, releves de notes, attestations, diplomes).
• Elaborer les emplois du temps en lien avec les equipes pedagogiques.
• Assurer le pointage des enseignants vacataires et le suivi administratif associe.

2. Gestion administrative et financiere

• Gerer les dossiers de bourses : collecte des pieces, controle deligibilite, suivi avec les services competents.
• Faire le suivi des reevaluations des dossiers de bourses.
• Assurer linterface avec les services centraux (finances, direction des etudes, etc.) pour les aides financieres et allocations.
• Informer les etudiants des procedures, criteres et echeances lies aux bourses et aux demandes specifiques.

3. Services estudiantins et vie de campus

• Organiser les dispositifs daccueil, dintegration et daccompagnement des nouveaux etudiants.
• Encadrer et valoriser les activites etudiantes (clubs, initiatives associatives, actions culturelles, sportives et citoyennes).
• Travailler en coordination avec les services de restauration, logement, transport, sante, etc.
• Concevoir et deployer des enquetes de satisfaction, assurer le suivi des besoins exprimes.
• Organiser et encadrer les sorties pedagogiques.

4. Suivi des stages, PFE et orientation professionnelle

• Assurer la gestion administrative des stages et projets de fin detudes en lien avec les encadrants et les entreprises partenaires.
• Suivre les conventions, les affectations et les rapports de stages.
• Participer aux actions dorientation, doutreach et de relation avec les anciens etudiants.

5. Gestion des candidatures et concours

• Assurer le traitement administratif des dossiers de candidature.
• Preparer et coordonner le deroulement des concours dacces (ecrits, oraux, logistique).
• Participer a la selection et au suivi des candidatures en lien avec les directions academiques.

6. Discipline, reglementation et mediation

• Participer aux conseils de discipline et assurer la gestion administrative des dossiers associes (convocations, rapports, PV).
• Veiller a lapplication du reglement interieur et a la diffusion des regles de vie.
• Gerer les reclamations etudiantes et proposer des solutions appropriees.

7. Pilotage, coordination et amelioration continue

• Suivre les indicateurs de performance (inscriptions, diplomation, satisfaction).
• Developper des procedures normalisees pour la gestion scolaire et les services etudiants.
• Participer a la digitalisation des processus (formulaires en ligne, GED, guichet numerique).
• Assurer la coordination avec les autres entites internes (academique, finance, IT, RH) sur toutes les questions liees a la scolarite et a la vie etudiante.

Et accomplir toute autre tache relative au bon deroulement des activites de lecole.

• Bac+5 en gestion, administration, education ou equivalent.
• Experience confirmee (minimum 5 ans) dans la gestion scolaire ou les services aux etudiants, idealement dans un etablissement denseignement superieur.
• Excellente maitrise du francais et bonne pratique de langlais.
• Connaissance du systeme LMD et des normes qualite dans lenseignement superieur.
• Experience dans un environnement multiculturel est un atout.

Compétences requises :

• Maitrise des systemes dinformation academique et des outils de gestion scolaire.
• Competences en reporting, analyse de donnees et redaction administrative.
• Sens de la rigueur, de la confidentialite, et capacite a gerer les priorites.
• Excellentes aptitudes relationnelles, decoute et dencadrement.
• Leadership collaboratif, capacite a travailler en equipe et a coordonner plusieurs acteurs.