Chargé d'administration & Finances (H/F) Contrat : CDI

Le CLUSTER SOLAIRE est une association à but non lucratif qui regroupe l’ensemble des acteurs de l’écosystème des énergies renouvelables. Il se positionne comme l’agrégateur des start-up, des PME, des TPE, des fédérations professionnelles et des institutionnels (Masen, AMEE, SIE).
Aujourd’hui, le Cluster compte plus de 170 membres actifs et plus d’une trentaine de partenaires de renoms nationaux et internationaux pour le soutien de la filière. Le Cluster propose plusieurs services à forte valeur ajoutée pour accompagner ses membres ainsi que les acteurs de l'écosystème, afin de contribuer à l’atteinte des objectifs de la stratégie nationale de développement des Énergies Renouvelables.

Aujourd’hui, il souhaite recruter son chargé de la gestion administrative et financière.

Principales missions :

1/ En charge de la gestion interne des fonctions support (achats, …) et de l’interface avec Masen et les prestataires en charge des fonctions supports externalisées (RH, juridique, comptabilité, audit…)

Assurer le respect des procédures internes et du règlement intérieur :

• Diffuser les procédures de fonctionnement aux équipes cluster et assurer leur mise en œuvre dans le respect des règles en vigueur ;
• Actualiser les procédures et des règlements intérieurs le cas échéant ;
• Suivre la mise en œuvre de la solution ERP en cours d’implémentation au cluster ;
• Actualiser périodiquement le tableau de bord des indicateurs de performance du cluster solaire (taux de recouvrement, fonds levées, nombre de nouveaux membres …) et le transmettre à la direction générale.

Gérer les Finances, trésorerie et comptabilité :

• Gérer la relation avec le comptable et l’expert-comptable et suivi des demandes ;
• Réaliser un suivi comptable et analytique en interne pour l’ensemble des transactions du cluster ;
• Mettre en place des tableaux de bord d’indicateurs financiers et de performance interne et les mettre à jour de façon périodique ;
• Gérer les accès aux différents comptes du cluster solaire ;
• Gérer les paiements mensuels automatiques de l’IR et IS ;
• Gérer et suivre les cotisations des membres (relance, recouvrement …) ;
• Gestion et suivi des revenues propres issus des services du cluster ( pépinières, formations…) et en assurer le recouvrement ;
• Suivre les dépenses et des encaissements du cluster solaire ;
• Préparer les parapheurs et dossiers de paiements dans le respect des procédures en vigueur ;
• Gestion de la caisse (sortie de caisse, note de frais…) ;
• Gérer la relation avec la banque.

Gérer le volet Ressources Humaines :

• Gestion des prestataires externes en intérim (femme de ménage, chauffeur …) ;
• Gestion et suivi des absences et des congés …
• Gestion des stagiaires ;
• Suivi des demandes avec l’interface RH Masen et répondre à l’ensemble des demandes.

Gérer le volet juridique :

• Suivi de l’agenda juridique et s’assurer de son respect dans les délais en vigueur ;
• Préparation et gestion des organes de gouvernance (Conseil d’administration, Assemblée générale) tout en assurant la préparation de la documentation associée.

Gérer le volet achats, traitement et suivi des demandes d’achat :

• Garantir le respect des procédures achats en vigueur par les équipes métiers ;
• Suivre les demandes d’achat lancées par les équipes métiers et valider la conformité des dossiers reçus conformément aux procédures avant le paiement des prestataires (devis contradictoires, grille de notation des offres reçues …) ;
• Réaliser les dossiers de règlement avec l’ensemble des pièces justificatives.

2/ En charge de la gestion administrative et courante :

• Assurer la bonne gestion de l’ensemble de la documentation du cluster solaire et assurer leurs archivage papier par date et en version électronique scanné (contrats, conventions …) ;
• Gérer les demandes d’ordres administratives des équipes cluster et des partenaires ;
• Gestion des courriers et réponses ;
• Assurer les achats des fournitures et des produits de consommation (bonbonne d’eau, produits ménages …) ;
• Assurer le paiement des frais de fonctionnement du cluster (loyer, télécom …) dans le respect des délais ;
• Assurer le suivi des prestataires en charge de la garantie des bonnes conditions de travail au sein des locaux (nettoyage, climatisation, chauffage…).

3/ En charge du suivi des décaissements des fonds des différents bailleurs de fonds et partenaires du cluster et assurer le suivi des audits ainsi que la production de la documentation associée

• Assister les auditeurs externes dans les différents audits réalisés par les bailleurs du fonds du cluster solaire : remettre l’ensemble des documents demandés, suivre les différentes étapes de l’audit, …
• Réaliser l’ensemble des livrables demandés à l’issue des audits ou par nos bailleurs (rapport d’indicateurs des performances pour le comptes du ministère de l’industrie, rapport financier pour le compte de Drosos…) ;
• Mettre en place un tableau de bord pour le suivi des décaissements des comptes des différents bailleurs et partenaires soutenant financièrement le cluster solaire ainsi que leurs affectations ;
• Etre garant du respect des budgets et de leur consommation par les équipes dans le cadre des feuilles de routes soutenus par nos bailleurs (ministère, Drosos, CCG, …) ;
• Consolider l’ensemble des réalisations des équipes cluster conformément aux feuilles de route annuelles et remonter périodiquement le taux de consommation du budget à la direction générale.

Formation :

Bac +4 ou Bac +5 (grandes écoles de commerce ou gestion) avec une spécialisation en finance (une expérience dans la comptabilité est un plus).

Expérience professionnelle :

3-4 ans d’expérience dans la même fonction.

Compétences techniques :

• Finances ;
• Comptabilité, comptabilité analytique…
• Gestion des activités support ;
• Bonne qualité des livrables ;
• Maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office) ;
• Agile et maitrise des chiffres et des calculs ;
• Bonne maitrise de la langue anglaise, française et arabe.

Compétences managériales et comportements :

• Agile et proactif dans ses démarches ;
• Etre rigoureux et minutieux ;
• Fait preuve d’ouverture d’esprit et sens d’analyse ;
• A une facilité rédactionnelle ;
• Être autonome dans la réalisation des missions confiées par son management et présenter un niveau d’engagement élevé ;
• Disposer de très bonnes facultés de communication orale et écrite, avec des acteurs multiples ;
• Résistance au stress ;
• Respect des délais.