Assistante de direction Anglophone Contrat : CDI

COLIBRI SERVICES entreprise à taille humaine, nous sommes un centre de service en voie de développement avec une vocation d'assurer l'excellence et la performance dans l’externalisation des métiers support. Colibri offre un service sur-mesure et des compétences aux standards internationaux à ses clients à travers le monde dans différents domaines (Conseil juridique, Assistanat virtuelle, les ressources humaines, la finance, le marketing…).

Convaincus que notre réussite passe par celle de nos collaborateurs, nous mettons tout en œuvre pour optimiser leur potentiel et leur permettre d’effectuer leur travail dans un environnement favorable.

Vos missions principales sont :

• Gestion de l’agenda et les courriers.
• Gestion du courrier, Procède à la saisie de documents, à la gestion des messages électroniques et au traitement du courrier
• Assurer l’interface entre le DG et les différents services
• Préparation et préparation des parapheurs des documents à signer pour la direction
• Saisir, mettre en forme divers documents (courriers, rapports, convocations…), les reproduire et/ou les scanner et les diffuser
• Saisir et mettre à jour les bases de données utilisées au sein du groupe (annuaire et organigramme institutionnel,…)
• Définit les commandes de fournitures, de matériel, de consommables et veille à la conformité des livraisons
• Mettre en place des outils de suivi d’activité de la structure, des tableaux de bord et les tient à jour
• Classer et archiver (papier et numérique) les documents et informations
• Planifier, préparer et assister différentes réunions et en réaliser les comptes rendus (réunions chefs de services…)
• Assiste un ou plusieurs responsable(s) (cadre, directeur,…) afin d’optimiser la gestion de leur activité (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil, …)
• Faire l’interface entre les prestataires extérieurs et la direction (cabinet juridique, assurance, fournisseurs, clients, administrations…)
• Accueil des fournisseurs étranger (Réservation hébergement, restauration, transport, …)
• Gestion des déplacements du personnel de la société soit à l’intérieur qu’à l’extérieur du pays (Visa, réservation hôtel, dotation devises, Billetterie, …).

• Vous avez un Bac+2/ Bac+3 et vous justifiez d'une expérience de plus 3 ans
• Vous disposez de Connaissances en gestion commercial; Vous maitrisez le pack office...
• Vous êtes d'un très grande discrétion et dotée d'un sens d'adaptation rapide
• Vous êtes joignable hors les heures de travail
• Aisance rédactionnelle

Parfaite maitrise du français et de l'anglais sont indispensables

Horaire de travail : 12h00 - 22h00 ( le transport est assuré à la sortie)