Assistante Administrative Contrat : CDI

Créée en 2003, sous la tutelle du Ministère de l’Agriculture et de la Pêche Maritime, la Société Royale d’Encouragement du Cheval (SOREC) a pour principales missions l’encadrement de l’élevage, le développement des courses hippiques et la gestion des jeux hippiques au Maroc.

De par sa mission, la SOREC assure l’encadrement des sociétés hippiques, supporte les programmes d’élevage en tant que partenaire des associations des éleveurs et veille à l’amélioration des infrastructures hippiques nationales.

Ajouté à cela, la SOREC est engagée dans une politique visant l’amélioration de la compétitivité de l’élevage marocain et la dynamisation du marché des chevaux.

La SOREC couvre l’ensemble du pays avec 5 haras, 43 stations de monte et 11 centres de promotion de l’élevage équin en plus de nombreuses collaborations avec les principales associations équines du royaume.

Rattaché directement à la directrice de gouvernance et audit, vous contribuez à la gestion efficace des flux d'information et à l'organisation de l'emploi du temps de la Directrice, afin de faciliter le fonctionnement optimal du la direction d'affectation.

A ce titre, vos principales activités seront :

Gestion des informations et de la communication

• Gérer l'accueil téléphonique et physique de la direction, en filtrant et en redirigeant les demandes vers les interlocuteurs appropriés
• Collecter, rassembler et mettre en forme les informations nécessaires au fonctionnement optimal de la Direction
• Gérer le courrier électronique et postal, en triant et en distribuant les messages aux services concernés

Organisation et coordination

• Gérer l'agenda de la Directrice, planifier les rendez-vous, les réunions internes/externes et les déplacements professionnels
• Coordonner les agendas de l'équipe, en fixant les priorités et en planifiant les réunions internes
• Organiser les déplacements professionnels de la Directrice, y compris la réservation des moyens de transport, de l'hébergement et des services associés

Communication et interface

• Recevoir et filtrer les communications entrantes et sortantes, en apportant des réponses rapides aux demandes urgentes
• Assurer une interface professionnelle avec les clients, les partenaires commerciaux et les fournisseurs
• Rédiger les courriers, les communications internes et les documents administratifs en respectant les normes de rédaction établies
• Préparer les lettres de convocation, suivre les convocations, coordonner avec les assistantes des Ministères

Organisation administrative

• Effectuer le classement et l'archivage des documents, en veillant à leur accessibilité
• Gérer les fournitures de bureau et les consommables nécessaires au bon fonctionnement de la Direction
• Respecter strictement la confidentialité des informations traitées
• Fournir un soutien administratif et opérationnel au sein de la direction d'affectation

En tant que candidat potentiel:

- Vous êtes de formation BAC +2/3 en Secrétariat, assistanat ou équivalent avec une expérience de 2 à 5 ans dans un poste similaire.
- Vous disposez de techniques de secrétariat, de classement et de l’archivage ;
- Vous avez une capacité de gérer les flux d’information ;
- Vous maitrisez les techniques rédactionnelles ;
- Vous possédez une connaissance poussée des outils bureautiques ;
- Vous possédez un bon esprit d’analyse et de synthèse ;
- Vous avez le sens de confidentialité et de l’organisation ;